Tempo, come gestirlo al meglio.
Il tempo è secondo me la parola che più accostiamo al concetto di “Mancanza”.
Il tempo non deve essere il tuo padrone!
“Non ho nemmeno il tempo di respirare!”
“Non riesco a fare in tempo a passare da te, oggi”
“Vorrei più tempo da dedicare a me stesso”
“Oggi, il tempo è volato e nemmeno me ne sono accorto!”
Insomma anche tu hai perso il numero delle volte che avresti voluto avere una giornata da almeno 40 ore?
“Il tempo è gratis ma è senza prezzo.
Non puoi possederlo ma puoi usarlo.
Non puoi conservarlo ma puoi spenderlo.
Una volta che l’hai perso non puoi più averlo indietro.”
(Harvey MacKay)
Non hai 40 ore!
Ebbene la prima regola da comprendere se hai intenzione di gestire al meglio il tuo tempo è proprio accettare il fatto che una giornata sia composta da 24 ore, né una in più né una in meno! È sempre stato così e così rimarrà, pertanto non è il tempo che deve adattarsi a te, bensì sei tu che devi cambiare per sfruttare al meglio il tempo a disposizione.
Quanto tempo sprechi?
Appurato quindi che nell’arco di una giornata avrai sempre e comunque 24 ore a disposizione, ti sei mai chiesto come le sfrutti? Prova quindi a tener traccia di come impieghi il tuo tempo: quanto tempo dedichi a leggere le email a lavoro? Quanto ci metti la mattina a far colazione? Quanto invece davanti la TV?
Un metodo che io utilizzo frequentemente è quello di segnare su un file Excel (caricalo su un drive così puoi aggiornarlo ovunque basta che tu abbia una connessione a portata di mano) o su un quaderno (ma deve essere molto ordinato nel farlo) le ore che dedico per esempio per lavorare o per svagarmi o con le persone a cui tengo.
Ogni cosa è davvero urgente?
Solo segnandoti ogni minuto speso per una determinata attività, ti renderai davvero conto di quanto tempo quella cosa ti tiene impegnato e potrai così passare a fare una cernita di ciò che ritieni davvero importante da fare. Questo è un passo fondamentale perché prova a pensare a quante volte ti sei ritrovato sommerso da cose che ritenetevi urgenti alla stessa maniera. Col senno di poi, credi davvero che lo fossero tutte?
Convinciti insomma a dare delle priorità insindacabili a ciascun attività che vuoi svolgere perché non puoi fare tutto. Ricorda che il troppo stroppia e rischi solo di lasciar molte cose incompiute.
Dai una durata a quello che fai.
Hai fatto la lista delle attività che ti impegnano nella tua giornata? Hai stabilito delle priorità delle tue attività? Ora devi quindi abituarti a dedicare più tempo alle cose più importanti.
Fai attenzione perché questo è un passo importante: infatti non devi mai lasciare nulla al caso, ma devi stabilire una durata limite in ogni cosa che fai in modo da poterle fare tutte nel miglior bilanciamento di energie e mezzi.
Ad esempio:
- se per fare i compiti, impieghi solitamente 4 ore, vuol dire che in quelle 4 ore non dovrai dilungarle inserendoci anche la mezz’oretta di televisione;
- se per preparati la mattina, impieghi mediamente tre quarti d’ora, dovrai fare in modo di non svegliarti all’ultimo minuto, ma piuttosto, come ho scritto qui, sforzati di svegliarti un’oretta prima di uscir di casa così da non iniziare la tua giornata già stressato;
- se hai tre appuntamenti di lavoro, inseriscili nella tua giornata in modo da avere almeno una mezz’oretta di agio e non rischiare eventuali sovrapposizioni.
Un obiettivo dietro l’altro.
Sei nella fase in cui devi stabilire quanto ti occorre per fare una determinata cosa, giusto? A volte però non siamo in grado a priori di quantificare quanto tempo ci occorre e allora come fare? Stabilisci degli obiettivi ed una volta ottenuti, calcola semplicemente quanto ci hai messo per raggiungerli.
Quindi:
- devi studiare storia? Guarda quanto ci metti per imparare bene 10 pagine;
- devi scrivere un libro? Quanto ci metti per buttar giù un capitolo?
- devi andare ad un appuntamento di lavoro? Vai su Google Maps e verifica il tempo di percorrenza dal tuo ufficio alla tua destinazione.
In questa maniera avrai sempre una stima di quanto ti occorre per fare quell’attività o altre cose molto simili.
Un’agenda per amica.
Come avrai intuito, in ogni punto ti ho consigliato di tenere traccia di qualcosa: fare una check-list delle attività, una delle ore spese, una delle priorità e così via.
Perché a questo punto non usi carta e penna per segnare su un calendario le cose da fare, non solo nell’arco di una giornata, ma anche di una settimana? ormai sai tutto: cosa è più importante, quanto tempo ti occorre e cosa va fatto prima di ogni altra cosa. Il passo per pianificarlo nel dettaglio è breve e quando avrai il tuo planning settimanale davanti ai tuoi occhi, ti renderai infine conto di quanto effettivamente 24 ore in una giornata non siano poi così poche.
Con questo non voglio dirti che nella mia vita sia riuscito a programmare ogni minimo dettaglio perché l’imprevisto è sempre dietro l’angolo (anche questo è il bello della vita, no?), ma d’altronde sapendo quanto tempo ho bisogno per le mie attività programmate, so anche quanto mi rimane per quelle non calcolate.
Ricorda che avrai sempre tempo per adeguarti alle cose che devi fare, modificando le priorità e il tuo calendario.
Ciò che invece non avrai più, è il tempo perso a dirti che non hai tempo!
